Changement de syndic : attention à la personne qui agit en transmission des fonds et archives du syndicat !
Lorsque l'assemblée générale des copropriétaires décide de changer de syndic, l'ancien syndic est tenu de transmettre au nouveau l'ensemble des fonds et archives du syndicat.
Cette transmission entre syndics est parfois source de retard et de difficultés.
Le syndic dont le mandat n'aura pas été renouvelé pourra en effet tarder à effectuer cette transmission soit à raison du ressentiment nourri à l'égard de la copropriété qui l'aura évincé, soit plus simplement à raison du temps nécessaire pour la préparation d'une telle transmission qui porte sur la totalité des pièces administratives (procès-verbaux des assemblées, contrats, marchés et travaux, etc.), financières (comptes bancaires séparés au nom du syndicat) et comptables (notamment toutes les factures en original dont il appartient au syndic démis de conserver une copie afin de pouvoir apporter toute justification utile pour l'avenir).
Plus rarement, notamment lorsqu'un syndic professionnel succède à un syndic bénévole, le nouveau syndic aura le plus grand mal à se faire remettre par l'ancien syndic les archives du syndicat parce qu'elles n'existent pas ou sont incomplètes.
L'article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 prévoit qu'en cas de changement de syndic, l'ancien syndic est tenu de remettre au nouveau syndic, dans le délai d'un mois à compter de la cessation de ses fonctions, la situation de trésorerie, la totalité des fonds immédiatement disponibles et l'ensemble des documents et archives du syndicat. Dans l'hypothèse où le syndicat des copropriétaires a fait le choix de confier tout ou partie de ses archives à un prestataire spécialisé, il est tenu, dans ce même délai, d'informer le prestataire de ce changement en communiquant les coordonnées du nouveau syndic.
Dans le délai de deux mois suivant l'expiration du délai mentionné ci-dessus, l'ancien syndic est tenu de verser au nouveau syndic le solde des fonds disponibles après apurement des comptes, et de lui fournir l'état des comptes des copropriétaires ainsi que celui des comptes du syndicat.
Après mise en demeure restée infructueuse, le syndic nouvellement désigné ou le président du conseil syndical pourra demander au président du tribunal de grande instance, statuant comme en matière de référé, d'ordonner sous astreinte la remise des pièces et des fonds mentionnés aux deux premiers alinéas ainsi que le versement des intérêts dus à compter de la mise en demeure, sans préjudice de tous dommages et intérêts.
L'article 34 du décret du 17 mars 1967 précise que cette action peut être introduite après mise en demeure par lettre recommandée avec demande d'avis de réception ou par acte d'huissier de justice, adressée à l'ancien syndic et restée infructueuse pendant un délai de huit jours. Elle est portée devant le président du tribunal de grande instance du lieu de situation de l'immeuble.
L'ancien syndic dispose donc d'un délai de trois mois (un plus deux) à compter de l'assemblée qui a désigné le nouveau syndic pour transmettre à celui-ci l'ensemble des fonds et archives du syndicat.
A défaut, et huit jours après une mise en demeure restée infructueuse, il s'expose à une action du nouveau syndic à son encontre.
Le risque pour l'ancien syndic d'être condamné sous astreinte à restituer au nouveau syndic les pièces non encore transmises est réel. Fréquemment, la seule délivrance de l'assignation suffit à déclencher la remise des pièces. L'ordonnance rendue comme en matière de référé pourra en outre le condamner aux frais de justice (honoraires d'avocat et frais d'huissier) ainsi, le cas échéant, qu'à des dommages-intérêts.
L'article 18-2 de la loi prévoit que le syndic nouvellement désigné ou le président du conseil syndical peut agir pour demander la remise des pièces et des fonds.
Il en résulte que le nouveau syndic n’a pas d’autorisation préalable de l’assemblée à recueillir pour réclamer en justice la remise des pièces et des fonds à l’ancien syndic (CA PARIS, 27 mars 2012, AJDI 2013, page 291).
En effet, le syndic nouvellement désigné peut agir en justice en son propre nom contre l'ancien syndic sur le fondement de l'article 18-2 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 afin de se faire remettre les documents et fonds du syndicat des copropriétaires (Cass. 3e civ., 16 sept. 2015, n° 14-22419, Publié au bulletin).
Mais il a également été jugé que l’action peut aussi être exercée par le syndicat des copropriétaires lui-même (Civ. 3ème 3 novembre 2011, n° 10-21009 ; Civ. 3ème 31 octobre 2012, n° 11-10590).
Dans ce cas, le syndicat est représenté en justice par son nouveau syndic (cf. article 18-I de la loi du 10 juillet 1965).
Or l'article 55 du décret du 17 mars 1967 indique que le syndic ne peut agir en justice au nom du syndicat sans y avoir été autorisé par une décision de l'assemblée générale.
Il précise qu'une telle autorisation n'est pas nécessaire pour les actions en recouvrement de créance, la mise en œuvre des voies d'exécution forcée à l'exception de la saisie en vue de la vente d'un lot, les mesures conservatoires et les demandes qui relèvent des pouvoirs de juge des référés, ainsi que pour défendre aux actions intentées contre le syndicat.
L'article 492-1 du Code de Procédure Civile précise que lorsqu'il est prévu que le juge statue comme en matière de référé ou en la forme des référés, la demande est formée, instruite et jugée dans les conditions d'une action en référé mais que le juge exerce les pouvoirs dont dispose la juridiction au fond et statue par une ordonnance ayant l'autorité de la chose jugée relativement aux contestations qu'elle tranche. L'ordonnance est exécutoire à titre provisoire, à moins que le juge en décide autrement.
Autrement dit, le juge statue comme en matière de référé mais rend un jugement au fond et non une simple ordonnance de référé. Rappelons que cette dernière constitue une décision de justice provisoire qui n'a pas l'autorité de la chose jugée au principal et que le juge ne peut trancher une contestation sérieuse dans ce cadre.
L'action en demande de remise des pièces et des fonds du syndicat n'entre donc pas dans les demandes qui relèvent des pouvoirs de juge des référés.
Avant d'être modifié par l'article 7 de loi n°2009-526 du 12 mai 2009, l'article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 prévoyait d'ailleurs que le juge statuait en référé et non comme en matière de référé.
Si elle est exercée par le syndicat, représenté par son syndic, et non par le syndic nouvellement désigné en son propre nom (ou le président du conseil syndical), l'assemblée devra au préalable autoriser le nouveau syndic à agir ; à défaut, l'action du syndicat sera irrecevable (voir en ce sens, TGI NANTERRE, 9 février 2017, RG n°16/02500).
La convocation d'une assemblée n'est guère compatible avec l'urgence de récupérer les fonds et archives du syndicat, surtout lorsque le nouveau syndic n'a rien obtenu de son prédécesseur.
De même, le président du conseil syndical peut être réticent à engager une action en justice en son nom.
L'action devra donc de préférence être engagée par le syndic nouvellement désigné.